Profil Arsip

Rabu, 04 Maret 2020

.

Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bandung merupakan Lembaga Pengelola Arsip bagi seluruh Perangkat Pemerintahan Kabupaten Bandung, dari mulai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Komplek Pemerintahan Kabupaten Bandung hingga lingkup Kecamatan bahkan Sekolah, Perusahaan/Instansi Swasta, dan juga Orgaisasi Politik serta Kemasyarakatan. ​

.

Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Bidang Penyelenggaraan Kearsipan dibantu oleh tiga seksi yaitu Seksi Pengelolaan Arsip, Pembinaan Kearsipan, dan Pengawasan Kearsipan. Berikut merupakan kegiatan di bawah salah satu seksi di Bidang Penyelenggaraan Kearsipan yaitu Seksi Pengelolaan Arsip:

.

1. Pengumpulan Data (Arsip Sejarah) Kegiatan Pengumpulan Data ini merupakan kegiatan mengumpulkan data-data atau arsip yang berhubungan dengan perkembangan Kabupaten Bandung, mulai dari perkembangan bahasa, ilmu pengetahuan, sistim kemasyarakatan atau organisasi sosial/politik, teknologi, ekonomi, agama, dan kesenian. Data-data tersebut merupakan data-data tertulis pada masanya, yang akan dikumpulkan untuk kemudian dijaga kelestariannya di Depo Arsip Pemerintah Kabupaten Bandung yang dikelola oleh Bidang Penyelenggaraan Kearsipan di bawah Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bandung. Arsip-arsip yang sudah terkumpul diantaranya ada Naskah Kuno yang mencatat kisah-kisah foklor tentang Kabupaten Bandung, salah satunya adalah sasakala atau asal muasal terbentuknya Situ Patenggang dan Kecamatan Cisondari. selain itu, ada juga arsip-arsip yang memuat biografi tokoh-tokoh berpengaruh di Kabupaten Bandung seperti Tokoh Pahlawan dan para mantan Bupati Bandung. Arsip-arsip tersebut akan di simpan dalam tempat khusus dengan suhu tertentu agar terjaga kualitasnya secara fisik dan isi/tulisan, untuk kemudian informasinya dasajikan kepada masyarakat umum yang membutuhkan sebagai ilmu pengetahuan atau bahan penelitian.
2. Penyusutan Arsip In-Aktif (Pemusnahan Arsip) Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang Kearsipan, pengertian mengenai arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dewasa ini arsip terdiri dari dua jenis, yaitu Arsip Konvensional yang masih menggunakan kertas sebagai bahan utama dan Arsip Media Baru yang menggunakan media rekam baik audio maupun visual seperti micro film, kaset, video, dan lain sebagainya. Guna menekan volume arsip yang ada di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung, Seksi Pengelolaan Arsip melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip In-Aktif dengan memperhatikan jadwal retensi arsip. Ada tiga cara yang dapat kita tempuh guna menekan volume arsip yang kian hari kian menumpuk, tiga cara tersebut meliputi pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan. Pemindahan Arsip merupakan penyerahan arsip dari Unit Pengelola yaitu bidang dalam suatu dinas/instansi kepada Unit Kearsipan yaitu dinas/instansi itu sendiri sebagai Pencipta Arsip, sedangkan Penyerahan Arsip yaitu pemindahan arsip dari suatu dinas/instansi sebagai Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah atau dari Lembaga Kearsipan Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Lain halnya dengan Pemusnahan Arsip, kegiatan ini merupakan kegiatan memusnahkan arsip dengan carai direncah atau diurai menggunakan mesin penghancur. Kegiatan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna ini harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Secara teknis, kegiatan Penyusutan Arsip ini dapat kita lihat dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atau Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
3. Pengadaan Sarana Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip (Refil Apar/Thermatic Gas) Demi mempertahankan kelestarian Arsip Pemerintah Kabupaten Bandung, Seksi Pengelolaan Arsip menganggarkan Pengadaan Sarana Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip. Salah satunya adalah pengadaan Apar dan Thermatic Gas. Tentunya hal ini bertujuan untuk menjaga keamanan arsip yang ada di Depo Arsip Kabupaten Bandung dari kemungkinan terjadinya bencana kebakaran. Apar dan Thermatic Gas ini diisi ulang setiap tahunnya dengan menggunakan APBD Pemerintah Kabupaten Bandung.
4. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah (Fumigasi Arsip) Selain pengadaan Apar dan Thermatic Gas, kami pun melaksanakan kegiatan Fumigasi Arsip setiap tahunnya. Fumigasi Arsip adalah bagian dari tindakan preservasi kuratif terhadap faktor biologi atau organisme yang dapat merusak arsip dengan menggunakan Fumigan didalam ruang yang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu. Kegiatan fumigasi ini sesuai dengan Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Fumigasi Arsip, dalam Peraturan Kepala ANRI ini menimbang bahwa untuk menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, perlu dilaksanakan preservasi arsip dengan cara Pengendalian Hama Terpadu dan langkah terakhir Preservasi Kuratif dengan cara Fumigasi Arsip. Preservasi Arsip sendiri merupakan upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, karena secara alami keberadaan media arsip akan mengalami proses pelapukan jika disimpan dalam jangka waktu lama. Untuk tata laksana Preservasi Arsip ini dapat kita lihat dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Prevarasi Arsip
5. Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip (Film Dokumenter) Sejatinya media arsip selalu mengikuti perkembangan jaman, dari mulai penggunaan kertas sebagai media utama hingga kini banyak arsip berupa file baik bermediakan tuliasan, gambar/foto, audio dan bahkan video. Perkembangan Film sebagai media untuk mendokumentasikan peristiwa ata kegiatan di masyarakat sudah muncul sejak lama. Kami pun mengembangkan kegiatan pengelolaan arsip melalui media Film Dokumenter sebagai Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip. Sama halnya dengan Kegiatan Pengumpulan Data (Arsip Sejarah), kami pun mengangkat kisah-kisah Tokoh Pahlawan, Tokoh Inspiratif, Sejarah, dan Kebudayaan Kabupaten Bandung ke dalam sebuah Film Dokumenter untuk kemudian dipertontonkan kepada masyarakat yang ingin mengetahui perkembangan Kabupaten Bandung.